Praca zdalna nadal wywołuje sporo emocji i dynamicznie zmienia sposób zarządzania firmami. Dla jednych jest sposobem na większą elastyczność i oszczędności, dla innych – wyzwaniem związanym z nadzorem i zachowaniem efektywności zespołu. Jedno jest pewne – model pracy zdalnej nie zniknie z naszego krajobrazu zawodowego. Od 2023 r. stała się jeszcze bardziej uregulowana dzięki nowym przepisom Kodeksu pracy. Co jako pracodawca musisz wiedzieć? Wyjaśniamy!
Praca zdalna w Polsce
Praca zdalna stała się dla wielu bardzo pożądanym modelem zatrudnienia. Na początku wydawało się, że to tylko tymczasowe rozwiązanie na okres pandemii, jednak dane mówią co innego.
Jak podaje Główny Urząd Statystyczny, w II kwartale 2024 r. w formie zdalnej pracowało w Polsce 10,2 proc. ogółu osób aktywnych zawodowo, tj. 1,756 mln osób. Dla porównania, w I kwartale było to 7,1 proc.
Tendencja wzrostowa jest o tyle ciekawa, że na początku bieżącego roku wiele firm szumnie zapowiadało „wielki powrót do biur”. Wydaje się więc, że organizacje nadal dostrzegają korzyści wynikające z tego modelu zatrudnienia – m.in. większą satysfakcję pracowników, ale również poprawę efektywności operacyjnej.
Praca zdalna a Kodeks pracy
Błyskawiczny rozwój technologii i doświadczenia związane z pandemią spowodowały, że praca zdalna stała się nieodłącznym elementem krajobrazu rynku pracy. Wobec tego pojawiła się potrzeba dostosowania Kodeksu pracy do nowych warunków.
Na mocy Ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) od 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy regulujące pracę zdalną, uchylając tym samym przepisy dot. telepracy.
Kodeks pracy reguluje zasady dotyczące pracy zdalnej, które zostały jasno sprecyzowane w artykułach 6718 – 6734. Przepisy określają definicję pracy zdalnej, obowiązki pracodawcy oraz prawa przysługujące pracownikom.
Definicja pracy zdalnej
Nowe przepisy wprowadziły definicję pracy zdalnej – jej treść zawarta w art. 6718 Kodeksu pracy brzmi następująco:
Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Praca zdalna – ustalenia między pracodawcą a pracownikiem
Znamy już nową definicję pracy zdalnej. Jak jednak powinny przebiegać ustalenia dotyczące wdrożenia tego modelu pracy w firmie? Przepisy wyróżniają dwie drogi: na etapie zawierania umowy o pracę, jak i podczas trwania stosunku pracy.
Ta druga opcja odbywa się w ramach zmiany warunków umowy o pracę na wniosek pracownika (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej) lub z inicjatywy pracodawcy.
Warto nadmienić, że możliwość pracy zdalnej może być również uwzględniona w przypadku umów cywilnoprawnych, o ile zawrzesz w umowie odpowiednie zapisy.
Praca zdalna z polecenia pracodawcy
Jako pracodawca możesz polecić swoim pracownikom przejście na model zdalny, bez ustalania tego z nimi. Jest to jednak możliwe jedynie w okresie występowania szczególnych okoliczności, takich jak:
- stan nadzwyczajny, stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego (oraz okres 3 miesięcy po ich odwołaniu),
- okres, w którym z przyczyn sił wyższych (np. pożaru lub zalania zakładu pracy), nie możesz czasowo zapewnić pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.
Drugim warunkiem jest złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydawaniem polecania oświadczenia (papierowego lub elektronicznego), że posiada lokalowe i techniczne warunki do wykonywania pracy zdalnej.
Pamiętaj, że możesz także cofnąć wydane polecenie wykonywania pracy zdalnej – musisz jednak zrobić to z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.
Z kolei jeśli warunki lokalowe i/lub techniczne pracownika ulegną zmianie, uniemożliwiając mu wykonywanie pracy zdalnej, jest on zobowiązany powiadomić Cię o tym niezwłocznie – w takim przypadku musisz wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Zgodnie z aktualnymi przepisami masz obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w swojej firmie. Kodeks przewiduje kilka możliwości ustalenia tych zasad:
- Porozumienie z organizacją związkową – jeśli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa (lub organizacje), powinieneś zawrzeć porozumienie z tymi organizacjami. Dokument musi precyzować, które grupy pracowników mogą wykonywać pracę zdalną, zawierać zasady pokrywania kosztów oraz inne kwestie związane z organizacją tego modelu pracy.
- Regulamin pracy zdalnej – w przypadku, gdy porozumienie z organizacją związkową nie zostanie osiągnięte lub w zakładzie nie funkcjonuje taka organizacja, możesz samodzielnie ustalić regulamin pracy zdalnej, jednak musi on być skonsultowany z przedstawicielami pracowników.
Jeśli w Twojej firmie nie obowiązuje ani porozumienie, ani regulamin, pracownik nadal może złożyć wniosek o pracę zdalną. W takim przypadku decyzja o jej uwzględnieniu zależy bezpośrednio od Ciebie – z wyjątkiem kilku szczególnych sytuacji, w których musisz zgodzić się na taki wniosek.
Wniosek o pracę zdalną – kto ma pierwszeństwo?
Masz obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną, gdy złożą go pracownicy należący do określonych grup, takich jak:
- kobiety w ciąży,
- rodzice dzieci do 4. roku życia,
- pracownicy sprawujący opiekę nad osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- rodzice dzieci ze specjalnymi potrzebami, o których mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy (m.in. rodzice dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu).
Możesz odmówić pracy zdalnej dla tych grup pracownikówwyłącznie wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na specyfikę pracy lub organizację firmy. Musisz przy tym pisemnie uzasadnić swoją decyzję.
Okazjonalna praca zdalna – na wniosek pracownika
Jako pracodawca możesz udzielić pracownikowi prawa do wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, na jego wniosek, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Wniosek jest niewiążący – możesz odmówić jego uwzględnienia. Ponadto w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, z uwagi na jej szczególny charakter, nie mają zastosowania przepisy art. 6719-6724 oraz art. 673 § 3.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy. Co musisz zapewnić pracownikowi?
Umożliwiasz pracownikom pracę zdalną? Musisz też zapewnić im odpowiednie warunki do wykonywania zdalnie obowiązków zawodowych. Obejmuje to szereg środków, które mają na celu utrzymanie wysokiej efektywności, komfortu oraz bezpieczeństwa.
Materiały i narzędzia pracy
Musisz dostarczyć niezbędne urządzenia techniczne (np. komputer, telefon), które umożliwią realizację zadań. Przepisy przewidują także możliwość korzystania przez pracownika z prywatnych narzędzi pracy, pod warunkiem że obie strony wyrażą na to zgodę. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną, którego wysokość jest ustalana z pracodawcą.
Instalacja, serwis i konserwacja sprzętu
Masz obowiązek zadbać o instalację, serwis i konserwację sprzętu, z którego korzysta pracownik. Jeśli pracownik sam pokrywa koszty związane z eksploatacją narzędzi, jesteś zobowiązany zwrócić te koszty – w tym koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.
Ekwiwalent za pracę zdalną – dodatkowe koszty
Możesz być zobowiązany do pokrycia innych kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak naprawy sprzętu czy dodatkowe usługi, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie pracy zdalnej.
Szkolenia i pomoc techniczna
Musisz zapewnić zdalnym pracownikom dostęp do odpowiednich szkoleń oraz pomocy technicznej. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy pracownik napotyka trudności techniczne, które uniemożliwiają mu wykonywanie zadań.
Dostęp do zakładu pracy i kontakt z innymi pracownikami
Pracownik zdalny ma prawo korzystać z udogodnień na terenie zakładu pracy, takich jak pomieszczenia socjalne, a także kontaktować się z innymi pracownikami. Musisz umożliwić pracownikowi zdalnemu dostęp do zasobów firmy na równi z pracownikami stacjonarnymi.
Praca zdalna – czy pracodawca może odmówić?
Zarówno Ty jako pracodawca, jak i pracownik macie prawo wycofać się z pracy zdalnej, składając wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków zatrudnienia.
Po złożeniu takiego wniosku strony wspólnie ustalają termin przywrócenia pracy stacjonarnej, który nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli nie dojdzie do porozumienia, powrót do wcześniejszej formy pracy następuje automatycznie po upływie tego okresu.
Wyjątkiem są pracownicy, którzy złożyli wniosek o pracę zdalną na podstawie szczególnych przepisów, takich jak rodzice dzieci do lat 4 czy osoby opiekujące się osobami niepełnosprawnymi. W ich przypadku możesz wycofać zgodę na pracę zdalną tylko wtedy, gdy dalsze jej wykonywanie jest niemożliwe ze względu na organizację lub charakter pracy.
Praca zdalna a BHP
Wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 roku wiąże się również z istotnymi obowiązkami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP).
Chociaż jako pracodawca nadal odpowiadasz za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, nowe przepisy przenoszą część odpowiedzialności na pracownika, który wykonuje swoje obowiązki z domu lub innego uzgodnionego miejsca.
W praktyce oznacza to, że pracownik jest zobowiązany do organizowania swojego stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP, a także dbania o jego odpowiednie utrzymanie. Pracodawca natomiast musi przed rozpoczęciem pracy zdalnej przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego oraz przedstawić pracownikowi zasady bezpiecznego wykonywania pracy. Te zasady obejmują m.in. odpowiednią organizację stanowiska pracy, procedury na wypadek awaryjnych sytuacji oraz wymagania dotyczące ergonomii.
Niemniej jednak istnieją pewne ograniczenia dotyczące prac, które mogą być wykonywane zdalnie. Przepisy zabraniają zlecania zdalnie prac szczególnie niebezpiecznych lub takich, które mogą przekraczać dopuszczalne normy czynników fizycznych w pomieszczeniach mieszkalnych. Obejmuje to również prace z substancjami chemicznymi, promieniotwórczymi czy biologicznymi, które mogą stwarzać zagrożenie dla zdrowia.
Co więcej, w przypadku wypadków przy pracy zdalnej, przepisy dotyczące BHP pozostają w mocy. Jako pracodawca musisz powołać zespół powypadkowy, który ustali okoliczności i przyczyny wypadku, z zachowaniem prywatności pracownika oraz poszanowaniem jego przestrzeni domowej. Oględziny miejsca wypadku muszą być uzgodnione z pracownikiem lub jego domownikami, co jest istotną zmianą w porównaniu do standardowych procedur wypadków w miejscu pracy.
Przepisy te mają na celu zrównoważenie elastyczności pracy zdalnej z odpowiednim poziomem bezpieczeństwa, co jest niezbędne do skutecznego funkcjonowania tego modelu w dłuższej perspektywie.
Jak zadbać o ergonomię pracy zdalnej? Regulacje 2024
Ergonomiczne stanowisko pracy to klucz do zachowania zdrowia i wydajności podczas pracy zdalnej. W 2024 roku przepisy jasno określają, jak powinno wyglądać odpowiednio zorganizowane miejsce pracy, aby zapewnić komfort i bezpieczeństwo pracownikowi.
Dbanie o ergonomię stanowiska pracy zdalnej to nie tylko kwestia komfortu, ale także profilaktyki zdrowotnej. Odpowiednie ustawienia i sprzęt mogą zredukować ryzyko bólu pleców, problemów ze wzrokiem oraz przeciążenia stawów.
Ustawienie monitora
Monitor powinien znajdować się w odległości 40-75 cm od oczu pracownika, a jego ekran musi mieć możliwość regulacji – pochylenie w zakresie 20° do tyłu i 5° do przodu oraz obrót wokół własnej osi o 120°. Kluczowe jest także, aby górna krawędź monitora nie znajdowała się powyżej oczu, co pozwala na utrzymanie odpowiedniego kąta obserwacji w zakresie 20°-50° w dół.
Klawiatura i biurko
Klawiatura powinna posiadać regulację kąta nachylenia (0°-15°), a biurko musi zapewniać odpowiednią przestrzeń do pracy, z minimum 10 cm odstępu między klawiaturą a krawędzią stołu. Wysokość biurka oraz krzesła powinna umożliwiać naturalne ułożenie rąk – ramiona i przedramiona powinny tworzyć kąt prosty.
Krzesło
Krzesło biurowe powinno być stabilne, wyposażone w pięciopodporową podstawę z kółkami, z możliwością regulacji wysokości siedziska (400-500 mm) oraz oparcia (pochylenie od 5° do przodu i 30° do tyłu). Dobrze zaprojektowane krzesło wspiera naturalne krzywizny kręgosłupa, zapewniając komfort podczas długotrwałej pracy.
Przestrzeń pracy i oświetlenie
Zaleca się wydzielenie strefy pracy z minimum 2 m² wolnej przestrzeni podłogi oraz zapewnienie naturalnego światła. W razie potrzeby oświetlenie sztuczne powinno mieć natężenie co najmniej 500 lx i być odpowiednio rozplanowane, aby unikać odbić na ekranie monitora.
Inne elementy
Ważne są również dodatkowe akcesoria, takie jak podnóżek, którego kąt nachylenia wynosi 0°-15°, co wspomaga odpowiednie ułożenie nóg. Temperatura w pomieszczeniu powinna wynosić 20-24°C, a wilgotność powietrza – 40-60%. Hałas w miejscu pracy nie powinien przekraczać 55 dB, a w razie potrzeby – warto korzystać ze słuchawek z mikrofonem, aby lepiej izolować się od niepożądanych dźwięków.
Kontrola pracy zdalnej – co wolno, a czego nie wolno?
Jako pracodawca masz prawo kontrolować swojego pracownika nawet wtedy, gdy wykonuje on swoje obowiązki zdalnie. Możesz sprawdzać, czy praca jest wykonywana zgodnie z ustaleniami, a także przeprowadzać kontrole w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) oraz ochrony danych osobowych.
Jednak każda kontrola musi odbywać się na określonych zasadach – zgodnie z regulaminem pracy zdalnej, porozumieniem z pracownikiem lub poleceniem pracy zdalnej. Pamiętaj, aby kontrolę przeprowadzać w godzinach pracy pracownika i w porozumieniu z nim.
Czego nie możesz robić? Przede wszystkim, nie masz prawa naruszać prywatności pracownika ani jego domowników. Kontrola nie powinna zakłócać codziennego życia domowego ani utrudniać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem. Twoim zadaniem jest dostosowanie sposobu kontroli do warunków, w jakich pracownik wykonuje swoje obowiązki zdalnie.
A co, jeśli znajdziesz nieprawidłowości? Jeśli podczas kontroli zauważysz uchybienia związane z BHP lub ochroną danych, zobowiązujesz pracownika do ich usunięcia w określonym terminie. W sytuacji, gdy pracownik nie dostosuje się do zaleceń, masz prawo cofnąć zgodę na pracę zdalną i przywrócić pracownika do pracy stacjonarnej.
Dzięki tym zasadom możesz skutecznie nadzorować pracę zdalną, jednocześnie szanując prywatność swoich pracowników i zachowując pełną zgodność z przepisami.